La gestion documentaire est un défi constant auquel les organisations sont confronté, mais est essentiel au bon fonctionnement et est d'autant plus important pour être conforme à de nombreuses normes de l'industrie et internationales.
Une affirmation que nous entendons régulièrement est que la gestion documentaire est uniquement de classer des documents. La réponse est "NON", la gestion documentaire est bien plus que juste classer des documents, c'est structuré votre documentation et les données rattachés pour qu'elle réponde à vos processus. C'est établir des responsabilités et des suivis. C'est gérer la gestion de la rétention et de l'archivage. C'est établir un cadre sécuritaire. C'est identifier les opportunités d'automatisation et les mettre en action pour réduire les charges manuelles. C'est prévenir la duplication qui est généralement inutiles et créer des erreurs opérationnels. Il existe beaucoup d'autres éléments à la gestion documentaire, mais, pour résumé, c'est établir un cadre organisé qui rendra votre organisation plus efficace, conforme et sécuritaire.
Avec l'avènement de l'IA, c'est une remarque que nous entendons régulièrement et qui est en partie fausse. Pour que les IA puisse vous assister dans la gestion documentaire, il faut d'abord que la structure de celle-ci ait été préalablement bien définit et mis en place. Autrement, l'IA ne pourra pas faire une gestion documentaire efficace, sécuritaire et conforme à vos attentes et aux attentes de l'industrie.
Bien que toute organisation a ses particularités au niveau des besoins en gestion documentaire, CRT Design a mis sur pied un plan de mise en place structuré par grandes phases, ce qui permet une mise en place fluide, solide et respectant vos besoins.
Note : Le plan de mise en place est à haut niveau et peut varier selon vos besoins, celui-ci est revu suite à l'étape 3.
Nous commençons tout d'abord par évaluer votre les techniques que vous utilisez actuellement pour faire votre gestion documentaire dans son ensemble, la sécurité associée à celle-ci, vos irritants et désir d'amélioration, votre gouvernance actuel et vos processus automatisé actuellement en place à l'aide de plusieurs ateliers haut niveau.
Suite aux ateliers d'évaluation à haut niveau, CRT Design documente les besoins identifiées et les découpes par phases de réalisation. Dans ce même document, nous identifions également les opportunités d'amélioration futures (Exemple : intégration d'application personnalisée ou l'intégration d'IA).
Au moyen d'une à deux rencontres, CRT Design vous expose la proposition documentée. Si celle-ci vous convient, nous établissons un calendrier de réalisation et établissons les premiers ateliers d'analyses détaillées.
À la suite des ateliers d'analyses détaillées, nous mettons en place un agenda des tâches et débutons les travaux par la schématisation de l'architecture à mettre en place, la création d'un document de gouvernance, la configuration des sécurités, le tout avec vos collaborateurs internes.
Lorsque la schématisation de l'architecture, les sécurités et la gouvernance ont été définit et documenté, nous travaillons à schématiser vos processus d'affaires liés à la gestion documentaire pour identifier des potentiels d'automatisation, le tout avec vos collaborateurs internes.
Maintenant que tout a été documenté et schématisé, CRT Design s'affère à vous mettre en place les éléments pour chaque phase (Note : Les phases correspondent généralement aux unités administratives de votre organisation, puisqu'il est préférable de réaliser une mise place une unité à la fois pour favoriser l'adoption).
Pour chaque phase, suivant la mise en place, nous établissons un calendrier de formation et formons vos collaborateurs sur la nouvelle gestion documentaire qu'ils devront utiliser.
Suivant les formations pour chaque phase, CRT Design accompagne vos collaborateurs dans la migration des contenus vers la nouvelle gestion documentaire (si applicable) et reste présent pour répondre à leurs questions jusqu'à ce qu'ils deviennent à l'aise avec la solution.
Une fois que toutes les phases ont été réalisée, on vous supporte à la suite du lancement pour tout correctifs finaux. C'est à partir de ce point que nous regardons ensemble les opportunités pour faire évoluer encore davantage votre gestion documentaire, soit par l'ajout d'applications personnalisées ou l'intégration de l'IA.
Il existe un grand éventail de plateformes sur le marché pour la mise en place d'une gestion documentaire et nous ne prétendons pas être expert de toutes les plateformes, c'est pourquoi nous supportons la mise en place de la gestion documentaires sur trois plateformes uniquement.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à prendre contact avec nous.
